¿Notion o Trello? Las mejores apps de gestión de proyectos colaborativos

Así que has decidido que necesitas una plataforma que te ayude a gestionar tu trabajo, o a mantenerte conectado con tu equipo, o incluso a planificar tu boda (¡felicidades!) y estás tratando de decidir entre dos plataformas populares: Trello y Notion.

Entonces, ¿cómo decidir cuál debe utilizar, o si hay otra plataforma que podría ajustarse mejor a sus necesidades exactas? Para decidir, tendrás que conocer a fondo cada herramienta.

En este artículo, profundizaremos en las principales características de Trello y Notion, enumeraremos en qué son mejores, en qué se diferencian, cuánto cuestan y examinaremos una alternativa a Trello y Notion (monday.com), todo ello para que puedas estar tranquilo sabiendo que has tomado la decisión correcta para ti.

¿Qué es Trello?

Trello comenzó como un simple tablero Kanban en línea. Desde entonces ha evolucionado hasta convertirse en una aplicación dinámica que sigue incorporando Kanban, pero con mucho más incluido.

A screenshot showing off the main user interface from Trello

Si formas parte de un equipo pequeño y pretendes convertirte en un aficionado a Kanban sin necesidad de contar con amplias capacidades de información, formularios compartibles o asistencia al cliente durante el fin de semana, es posible que puedas utilizar Trello con cierto éxito.

Dado que Trello también es propiedad de Atlassian, que ofrece otra herramienta de gestión de proyectos dirigida a los desarrolladores de software llamada Jira, Trello ofrece características similares dirigidas a los desarrolladores de software.

Trello se centra en unas pocas características principales:

  • Tablas Kanban personalizables
  • Fichas detalladas con comentarios, anexos y plazos
  • Automatización del flujo de trabajo

¿Qué es Notion?

Notion se describe como una “plataforma de espacio de trabajo todo en uno”.

Al igual que Trello, utiliza tableros Kanban para la gestión de proyectos, pero ofrece otras múltiples vistas.

A screenshot of Notion's dashboard.

Notion se centra en tres características principales:

  • Wikis o páginas web para toda la empresa
  • Tablas Kanban personalizables
  • Notas

Empezar a trabajar

¿Cuáles son las diferencias entre Trello y Notion?

TL;DR – Trello es ideal si quieres específicamente una herramienta de gestión de proyectos Kanban, mientras que Notion es una plataforma de espacio de trabajo completo y, por lo tanto, una opción más dinámica.

La principal diferencia entre estos servicios es que Trello se centra únicamente en la gestión de proyectos kanban, mientras que Notion es una plataforma más completa.

La elección de uno u otro depende de las necesidades de su equipo, pero he aquí algunas indicaciones que pueden ayudar:

  • Ambas herramientas son ideales para flujos de trabajo sencillos y directos, pero Notion ofrece mayor flexibilidad.
  • Trello tiene cientos de integraciones.
  • Notion ofrece un número ilimitado de páginas web, por lo que puede ser tan elaborada o sencilla como necesite.
  • Notion tiene opciones de precios más baratos para los equipos.
  • Trello tiene un proceso sencillo que incluso los principiantes pueden aprender fácilmente.
  • La noción puede necesitar períodos de adaptación más largos.

Características de Trello: Kanban, con un lado de Kanban

Trello es relativamente fácil de usar, suponiendo que busques Kanban

En un tablero Kanban, las listas marcan un paso en el flujo de trabajo. Cada lista tendrá tarjetas que significan tareas. A medida que una tarea se asigna, se completa, se edita, etc., se mueve de una lista a la siguiente.

Puedes añadir descripciones, imágenes, enlaces, comentarios y archivos adjuntos de hasta 10 MB a cada tarjeta.

Todas las funciones mencionadas anteriormente son gratuitas. La actualización a un plan de pago desbloquea muchas características, pero la más notable es la automatización del flujo de trabajo a través de Butler. Butler analiza tus acciones en el tablero y sugiere acciones que pueden ser automatizadas.

Por ejemplo, puede crear una regla que añada automáticamente una lista de control a cada tarjeta creada en una lista específica.

La automatización de Butler es excelente para eliminar las tareas mundanas y repetitivas del flujo de trabajo de su equipo.

Características de las nociones: hay una curva de aprendizaje

A diferencia de Trello, Notion necesita unos cuantos días para empezar. Esto no se debe a que la herramienta sea difícil de usar, sino más bien a su larga lista de características y personalizaciones.

La primera de las tres características principales de Notion es el wiki. Es básicamente una Wikipedia para tu equipo con campos como los objetivos generales, un directorio de empleados y políticas.

Para la gestión de proyectos, Notion ofrece por defecto un tablero Kanban básico para indicar el estado de una tarea o proyecto.

Las tarjetas pueden personalizarse infinitamente, con tareas diferenciadas por etiquetas y plazos.

The roadmap feature on Notion

Es difícil entrar en todas las funciones de gestión de proyectos de Notion, pero la plataforma utiliza comandos, listas, tablas y notas para ayudar a crear un flujo de trabajo eficiente con la automatización.

La última de las características principales de Notion es Notas. Es similar a Evernote o Google Keep, donde puedes crear notas de texto o documentos junto con listas de control y asignarlas a diferentes participantes.

¿Cuánto cuestan Trello y Notion?

TL;DR – Notion es más barato para los equipos.

Precios y planes de Trello

Trello tiene un plan gratuito y dos suscripciones premium de pago:

  • Gratis – El plan gratuito de Trello permite a los usuarios crear un número ilimitado de tarjetas y listas personalizadas, pero cada equipo está limitado a 10 tableros. La automatización es mínima.
  • Business Class – Este plan cuesta 9,99 dólares por usuario al mes para el plan anual. Los equipos tienen un mayor control sobre las acciones del tablero, establecen acciones de automatización ilimitadas y acceden a 2 vistas más. Se habilitan funciones avanzadas de administración y seguridad.
  • Enterprise – El plan Enterprise de Trello comienza en $17.50 por usuario por mes para 20 usuarios. El plan tiene automatización adicional, junto con opciones de administración y seguridad, incluyendo la administración de encendido y los permisos de toda la organización.

Precios y planes de Notion

Notion tiene un plan gratuito y tres planes premium de pago:

  • Personal – Este es un plan gratuito para una persona. Puede crear páginas ilimitadas, pero la carga de archivos está limitada a 5 MB. Los usuarios tienen acceso a más de 40 tipos de contenido y más de 50 plantillas.
  • Personal Pro – Los individuos que se actualizan al plan Pro tienen el beneficio adicional del historial de versiones, soporte prioritario y acceso a la próxima API de Notion. Todo esto se consigue por 4 dólares al mes si se contrata un plan anual, o por 5 dólares al mes si se contrata mes a mes.
  • Equipo – Este plan permite a un número ilimitado de miembros del equipo crear contenido ilimitado por 8 dólares por miembro al mes en el plan anual. Se puede utilizar el control administrativo y los permisos avanzados para crear un espacio de trabajo colaborativo.
  • Empresa – Los equipos grandes pueden obtener presupuestos personalizados para el plan de empresa y obtener acceso a funciones adicionales y opciones de seguridad. Los equipos de más de 100 personas tienen asignado un gestor exclusivo.

Servicio de atención al cliente de Trello: sólo correo electrónico

Aunque todas las aplicaciones no pueden ofrecer un soporte 24/7 como monday.com, Trello ofrece un soporte prioritario para los usuarios de los planes Business Class y Enterprise, garantizando una respuesta por correo electrónico en un día laborable.

Además, los usuarios pueden navegar por la base de datos de Trello para obtener respuestas a las preguntas más frecuentes y acceder al foro de la comunidad.

Servicio de atención al cliente de Notion: asistencia por correo electrónico y chat

Notion ofrece asistencia por chat y correo electrónico. Al igual que Trello, tu consulta tiene máxima prioridad si utilizas un plan de pago.

Notion también cuenta con una amplia base de datos de guías, tutoriales y preguntas frecuentes.

La empresa no ofrece una garantía de tiempo de respuesta.

Las opiniones de los clientes:

Trello tiene una valoración de 4,3/5 en G2 de entre más de 11.000 opiniones. La gran cantidad de opiniones no es sorprendente teniendo en cuenta la popularidad de la herramienta.

Notion tiene una mejor valoración que Trello, con 4,5/5 en G2, pero tiene muchas menos opiniones, que rondan las 130.

monday.com, por su parte, obtiene la friolera de 4,7/5 en G2 de entre más de 2.800 opiniones.

Empezar a trabajar

Trello vs. Notion vs. monday.com customer reviews

Entonces, ¿cuál, Trello o Notion?

Si la gestión de proyectos Kanban es su objetivo principal, entonces Trello es una opción sólida. Notion es una plataforma de productividad multifacética, donde la gestión de proyectos es solo una de sus características.

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