Microsoft Planner vs Trello ¿qué software te conviene más?

Cuando Microsoft lanzó Planner en 2015, fue una opción atractiva para muchos equipos que buscaban una alternativa a Trello, especialmente si ya estaban en el ecosistema de Microsoft.

Esto llevó a muchas personas a comparar Microsoft Planner con Trello para ver qué podría ser lo ideal para ellos.

He utilizado Trello ampliamente durante varios años y Microsoft Planner durante unos meses. Con esta experiencia, voy a compartir con vosotros los pros y los contras de ambas herramientas y compartir la diferencia entre Trello y Planner.

Entremos.

Trello vs Microsoft Planner: Una revisión completa

Microsoft Planner: Una visión general

Microsoft Planner es una parte de la suite Office 365 que te permite organizar el trabajo de tu equipo con una gestión de tareas intuitiva, colaborativa y visual.

Tablas en el planificador

Viene con un tablero que puede utilizar para crear tarjetas con mucho contenido, con archivos, imágenes, listas de comprobación, etiquetas, personas asignadas y fechas de vencimiento para establecer un plazo para las tareas. Esto permite a los miembros de tu empresa, independientemente de su experiencia, gestionar las tareas con eficacia.

A diferencia de otros programas, la herramienta utiliza una terminología diferente. Por ejemplo, no se crean proyectos, sino un plan. Además, las columnas del tablero se llaman cubos. Dado que es principalmente una herramienta de software Kanban, no viene con otras vistas como la vista de lista.

Proporciona gráficos codificados por colores que ayudan a visualizar el progreso del estado de las tareas en forma de gráficos circulares o de barras. Se conecta con todas tus aplicaciones de Office 365 y facilita la gestión de tareas a tus equipos.

Características principales de Microsoft Planner

  • Tablas
  • Tarjetas con mucho contenido
  • Asignados, fechas de vencimiento y comentarios
  • Programación de eventos
  • Planificación del proyecto
  • Gestión de archivos
  • Informes de rendimiento
  • Etiquetas
  • Seguimiento de tareas
  • Integración de Office 365

Precios de Microsoft Planner

La herramienta forma parte de la suite Office 365. El plan de precios incluye una prueba gratuita de 1 mes. Después de la prueba, puedes elegir entre tres planes:

1. Microsoft 365 Business Basic: 5 €/miembro/mes con un contrato anual.

Incluye:

  • Un correo electrónico con un buzón de 50 GB
  • Videoconferencia HD
  • 1TB de almacenamiento en línea
  • Oficina en línea

2. Microsoft 365 Business Standard: 12,50 €/miembro/mes con un contrato anual.

Incluye:

  • 1 TB de almacenamiento e intercambio de archivos
  • Instalar Office en Mac/PC
  • Aplicaciones de Office en tabletas y teléfonos móviles

3. Microsoft 365 Business Premium: 20 €/miembro/mes con un contrato anual.

Incluye:

  • 1 TB de almacenamiento e intercambio de archivos
  • un correo electrónico con un buzón de 50 GB
  • Videoconferencia HD
  • Instalación de office en Mac/PC
  • Aplicaciones de Office en tabletas y teléfonos móviles

Como puedes ver, al ser una herramienta que forma parte de una suite más amplia, obtienes más capacidades de ella. Sin embargo, esto tiene algunas grandes desventajas, que discutiremos a continuación.

Ventajas de utilizar Microsoft Planner

  • Es fácil empezar a utilizar la herramienta. La interfaz de usuario es sencilla y la experiencia de uso del producto es intuitiva. Ni siquiera tuve que consultar su documentación para entender el funcionamiento del producto.
  • Puedes ver rápidamente todas las tareas en las que está trabajando todo el mundo en las Juntas (o Planes, como los llama Microsoft). Esto es especialmente útil para ver si tu compañero de equipo está sobrecargado de trabajo.
  • Puedes ver las tareas y establecer sus fechas de vencimiento utilizando la función de calendario incorporada. Es lo que se conoce como vista “Calendario”.
  • Todos los miembros del Plan son informados automáticamente a través de una notificación por correo electrónico sobre cualquier cambio o actualización que realice. Esto ayuda a que todos estén sincronizados.
  • Comunicarse con todos los miembros del plan es fácil ya que forma parte de la suite Office 365. Esto le permite comunicarse fácilmente a través de Outlook.
  • Se integra profundamente con Onenote, Teams y otras herramientas.
  • Una característica única y útil de la herramienta es su vista Planner Hub. Desde el Planner Hub se pueden desglosar las tareas para obtener un informe detallado sobre dónde se ha invertido más tiempo. Puedes pensar en ello como en un rastreador de tiempo.
  • Cada tarjeta Kanban tiene espacio suficiente para la descripción, las listas de comprobación, las etiquetas, las personas asignadas y los comentarios.
  • Añadir miembros a tus tareas y tableros no supone ningún esfuerzo, especialmente si ya forman parte del ecosistema de Microsoft. Todo lo que tienes que hacer es escribir su nombre y la herramienta traerá inmediatamente un desplegable para ayudarte a seleccionarlos.
  • Los cubos en este software le permiten personalizar su tablero Kanban para satisfacer las necesidades de su equipo. Los cubos son las listas o columnas de Trello en su tablero.

Contras del uso de Microsoft Planner

  • La herramienta permite añadir una única lista de control por tarea con un máximo de 20 casillas de verificación. Los equipos que trabajan en colaboración pueden tener dificultades y es probable que necesiten más de 20 casillas de verificación en una tarjeta.
  • A diferencia de Zepel, MS Planner no permite ver todas las tareas y subtareas (lista de control) en una sola vista anidada.
  • Siendo una herramienta de gestión de proyectos y de colaboración, es sorprendente ver que no hay forma de mencionar a un compañero de equipo en un comentario y compartir archivos y documentos en la conversación.
  • Recibirá demasiados correos electrónicos si su equipo empieza a utilizar activamente el software.
  • Falta de informes detallados, como el gráfico de desgaste, el burn up y los diagramas de flujo acumulados.
  • Los comentarios tienen un límite de caracteres que puede dificultar que los equipos comuniquen exactamente lo que quieren compartir.
  • No cuenta con características amigables para los desarrolladores como markdown, integraciones con GitHub, Bitbucket o GitLab.
  • No puede utilizarse como una herramienta de gestión de proyectos ágil completa.
  • No tiene la capacidad de establecer la dependencia entre las tareas.
  • No tiene plantillas de tableros kanban.
  • Al formar parte del conjunto de productos de Office 365, acabarás pagando por un montón de herramientas que no vas a utilizar.

Trello: Una rápida visión general

Trello es una popular herramienta de colaboración en proyectos que seguro que ya has escuchado de tus amigos. Se hizo popular gracias a su simplicidad y facilidad de uso.

Trello board - MS Planner alternative for small teams Tablero Trello

A diferencia de otros programas de gestión de proyectos en línea, Trello se centra en hacer una sola cosa y tratar de hacerla bien: el tablero. Con esta herramienta, no obtienes otras vistas como lista, Gantt o calendario. Pero la buena noticia es que puedes utilizar sus “potenciadores” para obtener estas capacidades.

La herramienta puede utilizarse para varios casos de uso, desde la planificación de eventos hasta la colaboración con el equipo de desarrollo. No tiene ni siquiera la capacidad básica de elaboración de informes que tienen otros. Sin embargo, este software le ofrece un feed de actividad en tiempo real de lo que está sucediendo dentro de su equipo.

Cuenta con una enorme lista de integraciones que puedes utilizar para conectarte a las herramientas que ya utilizas a diario.

Características principales de Trello

  • Tablas
  • Tarjetas con mucho contenido
  • Flujos de trabajo personalizables
  • Potenciadores que te dan más capacidades y vistas como el calendario o los diagramas de Gantt.
  • APIs públicas.
  • Integración con más de 100 herramientas como GitHub, Bitbucket, GitLab, Dropbox, Slack y más.
  • Funciones tradicionales de gestión de proyectos, como asignados, fechas de vencimiento, etiquetas, descripción, comentarios, archivos adjuntos, etc.

Precios de Trello

Pricing comparison Microsoft Planner vs Trello Precios de Trello

Los precios de Trello son fáciles de entender. Tienes tres planes para elegir:

1. Gratis – 0$ por usuario y mes

El plan gratuito te permite colaborar con un número ilimitado de miembros, pero restringe las funciones que puedes utilizar.

Incluye:

  • 10 tablas por equipo
  • Límite de 10 MB en un archivo adjunto
  • 1 Encendido por placa
  • Etiquetas de colores

2. Plan empresarial – 12,50 dólares por usuario al mes si se paga mensualmente.

Incluye:

  • Tablas ilimitadas
  • Listas de control avanzadas
  • Límite de 250 MB en un archivo adjunto
  • Power ups ilimitados
  • Vista del calendario
  • Vista de Gantt

3. Empresa – 17,50 dólares por usuario al mes si se paga mensualmente.

Incluye:

  • Todo lo que ofrece el plan de la clase Business, más
  • SAML SSO
  • Administración del encendido
  • Gestión de los consejos públicos

Como puedes ver, el precio de Trello es mucho más sencillo en comparación con MS Planner. Sin embargo, puede parecer demasiado caro para las características y capacidades que obtienes de él.

Ventajas de utilizar Trello

  • Sin esfuerzo para empezar. No es necesario añadir una tarjeta de crédito para empezar.
  • La herramienta es rápida, responde bien y no presenta una sobrecarga que pueda ralentizar el software a medida que su equipo lo utiliza.
  • La interfaz de usuario es intuitiva y apenas habrá un momento en el que te preguntes cómo hacer algo dentro de la aplicación.
  • A diferencia de otras herramientas, proporcionan un número ilimitado de listas de control y subtareas que puede añadir a su tarjeta.
  • Tiene varias plantillas de tableros kanban que puede utilizar para inspirarse.
  • Te permite @mencionar a las personas en los comentarios para llamar su atención.
  • Tiene un feed de actividad en tiempo real que te muestra una línea de tiempo de todos los eventos ocurridos.
  • Incluye varias integraciones, como Slack, Dropbox, Box, Onenote, Google Drive y Salesforce, entre otras.
  • Los potenciadores te ayudan a elegir las capacidades que quieres para tu equipo. Esto ayuda a reducir la hinchazón.
  • Es fácil ver quién está haciendo qué y seguir el progreso de las tareas de un solo vistazo.

Contras del uso de Trello

  • A medida que su empresa crece, este software rara vez se adapta a usted. Se encontrará con funciones que faltan y hará más difícil que sus empleados sigan siendo productivos.
  • Carece de una vista de calendario que sólo se puede utilizar si estás en un plan de pago superior.
  • No se puede utilizar como una herramienta de scrum ya que carece de capacidades tales como historias de usuario, puntos de estimación e informes ágiles o incluso una forma sencilla de visualizar el progreso.
  • Puede ser utilizado como un tablero de scrum, pero sólo parcialmente debido a su falta de ciertas características relacionadas con scrum.
  • Limitado a sólo 250 MB en archivos adjuntos y subidos.
  • Falta la opción de exportación en el plan gratuito.
  • Falta / comandos para facilitar la puesta en marcha de los equipos.
  • No ofrece la posibilidad de ver todas las tareas y subtareas en una única vista jerárquica.
  • Clasificación y agrupación limitadas en “Mis tareas”.

Alternativas a Microsoft Planner y Trello

¿Todavía no te decides?

Si todavía no estás seguro de cuál elegir entre Trello y Planner, hay varias alternativas que deberías considerar.

A continuación, hemos enumerado 4 alternativas para ayudarte a decidir.

1. Zepel

Zepel es un sencillo software de gestión de proyectos utilizado por varios equipos de desarrollo. Viene con una amplia gama de capacidades que las organizaciones en crecimiento encontrarían que falta en MS Planner o Trello.

Kanban Boards in Zepel - Alternative to MS Planner and Trello Tablas Kanban en Zepel

Zepel le ayuda a capturar los comentarios de los clientes desde varias herramientas (Intercom, Zendesk, Sentry, y más), priorizarlos y seguir su progreso de desarrollo. Puede soportar tanto Scrum como Kanban. La herramienta incluye una vista de “Mi Tarea”, filtros avanzados y varios informes incorporados que ayudan a los equipos a mantenerse productivos.

El software viene con una extensión gratuita para Chrome, tiene varias características amigables para los desarrolladores y profundas integraciones con las herramientas que usas todos los días. A diferencia de otras herramientas, Zepel también tiene un importador de un solo clic que le permite traer sus datos sin ninguna molestia.

Precios:

  • Los primeros 5 miembros son gratis para siempre.
  • El plan estándar cuesta a partir de 5 $/miembro/mes.

2. Asana

Asana es una popular aplicación de gestión de proyectos y tareas. Se utiliza principalmente entre los equipos no técnicos. Asana viene con varias vistas que incluyen Lista, Tablero, Calendario y Diagrama de Gantt.

Boards in Asana - an alternative to Microsoft Planner and Trello Tablas en Asana

Asana te permite crear tareas, subtareas y agruparlas mediante secciones. Cada tarea puede tener subtareas, descripciones, asignados, etiquetas, comentarios y campos personalizados.

Sin embargo, si quieres ver una vista anidada de todas las tareas y subtareas, eso no es posible. Un gran inconveniente de Asana son sus planes de precios. Esto hace que los equipos busquen otras alternativas a Asana.

Quizá te interese comparar Trello con Asana.

Precios:

  • Incluye un plan gratuito para 15 miembros con un conjunto limitado de funciones.
  • El plan Premium cuesta a partir de 13,49 $/socio/mes.
  • El plan de negocios comienza en 30,49 $/miembro/mes.

3. JIRA

JIRA es la herramienta a la que los grandes equipos cambian cuando necesitan más funcionalidad.

JIRA project management tool Tablas en JIRA

La herramienta soporta kanban, scrum, incluye informes ágiles y se integra con varias herramientas para desarrolladores como GitHub, Bitbucket y GitLab. A pesar de ser una de las herramientas más populares, en los últimos tiempos, muchos equipos buscan una alternativa a JIRA. Esto se debe principalmente a que JIRA se ha convertido en una herramienta de gestión de proyectos lenta y compleja.

Quizá te interese comparar Trello con JIRA.

Precios:

  • Los primeros 10 miembros son gratuitos con un conjunto limitado de funciones.
  • El plan premium cuesta a partir de 5 dólares/socio/mes.

4. Wrike

Wrike es una de las mejores alternativas de Planner que gustan a los equipos creativos y de marketing.

wrike MS Planner and Trello competitor

Wrike tiene un diagrama de Gantt interactivo, una vista de calendario y una vista de tablero que ayuda a los equipos a ver todo el alcance y el estado del proyecto. La herramienta se centra en ayudarle a optimizar la planificación y la gestión de recursos.

Al igual que muchas herramientas de software, Wrike también tiene un feed de actividad en tiempo real que ayuda a los miembros a estar al tanto de todas las actualizaciones. También ofrece capacidades para compartir archivos que ayudan a los miembros a colaborar fácilmente.

Precios:

  • Gratis para un máximo de 5 miembros con funciones limitadas.
  • Los planes profesionales comienzan a partir de 9,80 $/miembro/mes.
  • El plan de negocios comienza en 24,80 $/miembro/mes.

Conclusión:

Entonces, ¿cuál deberías elegir entre Trello y Microsoft Planner?

Si ya estás en el ecosistema de Office 365, puede que quieras darle una oportunidad a MS Planner dentro de tu equipo. Si no estás muy interesado en entrar en el ecosistema de Microsoft, Trello podría ser una mejor opción para tu equipo.

Sin embargo, si quieres más funcionalidad y estás buscando una herramienta que te ayude a tomar los comentarios de tus clientes, priorizarlos y construir un software en conjunto, deberías probar Zepel.

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