Guía de Notion para Startups y Empresas

 

Que estábamos usando

Cuando nos enteramos de una herramienta que mejoraría nuestro desorden de Google Drive, estábamos muy dispuestos a probarla.

No me malinterpretes, me encanta Espacio de trabajo de Google(antes conocido como G Suite). Todavía usamos Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, etc. Es solo que cuando se trata de documentación corporativa, me irrita agregar nuevos GDocs a nuestro Drive porque parece más desordenado y cosas que nunca volveré a ver. Así que nunca podemos encontrar lo que buscamos y al final tenemos que preguntar a nuestros compañeros.

Kopa Google Drive folders ¿Qué son también estas carpetas de nivel raíz?

Porque éramos reacios a cambiar

Las nuevas herramientas son difíciles de adoptar en una empresa. Incluso cuando las herramientas son tan fáciles de entender como Notion, lleva tiempo acostumbrarse, adquirir el hábito de usarlas y luego decidir si realmente tienen un impacto positivo en nuestro flujo de trabajo. Nuestros primeros empleados se incorporaron una semana y comenzamos a crear documentos de incorporación en Google Docs cuando comenzó a verse desordenado.

Mi cofundadora Courtney me recomendó usar Notion, una herramienta que había estado usando para uso personal durante varios meses. Pero al principio era reacio a comenzar a pagar por una solución para nuestra documentación comercial cuando teníamos herramientas gratuitas como Google Docs, GitHub Wiki y Trello. Fue una decisión importante; teníamos que apostar todo en una de las herramientas y teníamos que preparar el terreno para todos los futuros empleados. Courtney finalmente nos convenció después de darnos un tutorial ligero sobre lo que podía hacer.

Chico, me alegro de que fuéramos con Notion.

Lo que nos convenció de Notion

En los 6 meses que hemos estado usando Notion, descubrí que realmente estamos buscando temas sobre los que escribir una página de Notion, lo cual es genial cuando la documentación es vital para nosotros como empresa remota. Es por eso que Notion es tan genial (elPágina de inicio del concepto los ilustra mejor):

  1. Organización. Los wikis (plantillas de nociones) proporcionan un excelente marco para comenzar.
  2. Navegación. Es simple y conveniente navegar por su base de conocimientos.
  3. Consistencia. El estilo es uniforme y se limita a texto de párrafo y tres títulos, que es todo lo que necesita.
  4. Experiencia. Todo lo que necesita, desde atajos de teclado hasta innumerables funciones y una flexibilidad increíble (Think: Squarespace).
  5. Todo en uno. Para nosotros, ha reemplazado a Mac Notes, Trello, GitHubWiki y la mayoría de Google Docs.
  6. Precios. Y a un precio razonable, especialmente considerando los créditos que distribuyen.

Otras cosas geniales de Notion

  1. Búsqueda rápida. Utilice “Cmd + P” para saltar páginas.
  2. Conexión inteligente. Vincula todas las páginas dentro de Notion sin URL.
  3. Aplicación Notion. Tanto el escritorio como el móvil tienen aplicaciones impresionantes con menos errores de los que estoy acostumbrado a ver en el nuevo software.

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Nuestro Wiki

Si bien me encanta la galería de plantillas de Notion (donde me presentaron por primera vez su concepto de wiki corporativo), esas plantillas de wiki son actualmente bastante limitadas y, obviamente, no están personalizadas para nuestro negocio. No se me ocurrió que tendríamos que usar un wiki para cada categoría comercial hasta unas semanas después de usar Notion.

Entonces, yendo al meollo del asunto, aquí está nuestra configuración de Notion en Kopa. Vamos a desglosarlo por las categorías (secciones) que puede ver en la barra lateral izquierda en las capturas de pantalla y el video a continuación.

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Área de trabajo

Aquí es donde entra la wiki de todas las cosas. La galería de plantillas de Notion incluye algunas plantillas wiki que puedes consultar en “Plantillas” en la parte inferior de la barra lateral izquierda. Sin embargo, actualmente solo tienen plantillas wiki para Ingeniería y Ventas. No fue inmediatamente obvio que los wikis para todas las categorías comerciales son una excelente manera de organizar toda nuestra base de conocimientos.

Al sumergirse en cada uno de nuestros wikis, verá nuestras plantillas que constan de:

  • Una foto de portada para cada wiki
  • Iconos para páginas de nivel raíz (a veces es lo más difícil de decidir)
  • Categorías principales
  • Prefijo “Cómo hacer” para guías

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Hogar

Kopa Home es esencialmente nuestra wiki de recursos humanos, con el beneficio adicional de varias páginas dentro (por ejemplo, Notion Getting Started). Esto sirve como un manual general de la empresa, especialmente útil para los nuevos empleados.

Kopa home wiki Notion template

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Wiki de productos y empresas

Esto reemplazó a Trello como nuestra herramienta de gestión de proyectos e incluye nuestros tableros kanban (que llamamos Hoja de ruta del producto).

Kopa product and business wiki Notion template

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Wiki de ingeniería

Esto reemplaza a GitHubWiki para nosotros, incluidos los procesos a los que otros equipos pueden contribuir, como los recursos y el control de calidad.

Kopa engineering wiki Notion template

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Wiki de diseño

Esta sección es una combinación de pautas de marca, principios de diseño y documentación de la investigación y los comentarios de los usuarios.

Kopa design wiki Notion template

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Wiki de éxito del cliente

Nos conectamos con nuestros clientes a través de múltiples canales, por lo que describimos los distintos procesos para cada herramienta.

Kopa customer success wiki Notion template

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Wiki de ventas

Aquí hemos sumado nuestras propuestas en constante evolución, recursos y elementos de valor para diferentes clientes, informes, conocimiento y análisis competitivo.

Kopa host sales wiki Notion template

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Wiki de ventas B2B

La mayoría de las empresas jóvenes probablemente no tendrán dos wikis de ventas, pero tenemos ventas orientadas al consumidor y orientadas a los negocios que merecen espacios de trabajo completamente separados.

Kopa B2B Sales wiki Notion template

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Wiki de crecimiento y marketing

Esta wiki visitada con frecuencia contiene estrategias, planes y artículos de blog, estrategias e investigación de SEO, tácticas de relaciones públicas, pautas de redes sociales y más.

Kopa growth and marketing wiki Notion template

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Wiki de operaciones

Nuestro Wiki de operaciones sirve como una llamada a las páginas del equipo y la empresa para los gerentes (por ejemplo, planes de contratación, jubilaciones de la empresa y notas de reuniones de gestión). Como este wiki solo debe ser visto por administradores, lo mantenemos en la sección Compartido, donde puede compartir documentos con personas específicas.

Kopa operations wiki Notion template

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Wiki pública

Nuestro wiki público funciona bien para nuestro pequeño tamaño de equipo, ya que nos permite usar Notion para una bolsa de trabajo y una lista de deseos en lugar de pagar por un ATS o una herramienta de comentarios sobre productos.

Kopa public wiki Notion template

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Notas de la reunión

Fomentamos la capacidad de tomar notas para todas las reuniones y todas se llevan a cabo aquí.

Kopa meeting notes wiki Notion template

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Con nuestro equipo actual de seis, los ocho wikis anteriores son todo lo que necesitamos, pero para equipos más grandes, también puede tener wikis para:

  • Finanzas
  • legal
  • recursos humanos

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favoritos

Me tomó un tiempo comenzar a usar Favoritos, pero estoy muy contento de haberlo hecho. Al agregar sus páginas más visitadas, evitará buscarlas cada vez. Estas páginas pueden cambiar de un mes a otro según las páginas que visite más que otras.

Tiendo a mantener Favoritos para mi enfoque actual (blog en este momento), seguimiento de objetivos semanales, hoja de ruta del producto y 1 a 1 semanales.

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Compartido

Estos wikis y páginas no se comparten con todo el equipo. En nuestro caso, nuestra única wiki compartida es Operations Wiki.

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Privado

Comencé a usar Notion para mi wiki personal, incluida mi lista de lectura, mi diario de viñetas y más. A veces incluso mantengo los borradores en privado hasta que esté listo para compartirlos con mi equipo.

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Todavía usamos Google Drive para algunas cosas

Ahora limitemos Google Drive a:

  • Legal. Términos de servicio, política de privacidad, acuerdos, etc.
  • Mesas grandes y complejas. Investigación de palabras clave, datos de página de destino generados, etc.
  • Presentaciones. Diapositivas para reuniones de equipo mensuales, mazos para nuevos usuarios, etc.
  • Encuestas. Formularios de Google para comentarios de los usuarios
  • Recursos. Imágenes estáticas, bocetos y archivos SVG utilizados en Kopa

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Conclusión

Noción y estos wikis me permitieron controlar el caospara iniciar una empresa, especialmente como director general. Cuando se me ocurre una idea para algo que debería escribirse, ya no tengo que pensar “Oh, caramba, ¿en qué carpeta de Google Drive debería estar? ¿Realmente quiero otro Google Doc que nadie pueda encontrar o mirar?” “Con un wiki para cada categoría de actividad, es bastante fácil decidir en cuál de los wikis cae el pensamiento y en qué página debe anidar. Combínelo con la navegación ágil de Notion y todos nuestros documentos comerciales están al toque de un botón. Yo, por ejemplo, estoy encantado de ver crecer a la comunidad de Notion.

Espero que esta guía pueda convencerlo de usar Notion si aún no lo ha hecho, ayudarlo a organizar Notion para su negocio o inspirarlo a probar Notion para un caso de uso diferente (por ejemplo, wiki, etc.). Actualizaremos este artículo a medida que evolucionen nuestros wikis y escribiremos nuevos artículos sobre nuestras plantillas que hemos creado, ¡así que estad atentos! Estamos contentos decompartir más ideas Mientras tanto.

No descargo de responsabilidad: no tengo afiliaciones con Notion, solo soy un fan que realmente los anima.

 

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