Cuál es mejor: ¿Trello o Todoist?

En el acelerado mundo laboral actual, establecer un sistema para hacer las cosas es crucial para el éxito. Por ello, están surgiendo un gran número de aplicaciones para satisfacer esta creciente necesidad. Sólo con hacer una búsqueda rápida del mejor software de gestión de tareas te encontrarás con una multitud de opciones, lo que hace casi imposible llegar a la mejor decisión posible. Para ayudarte a reducir tus opciones, echemos un vistazo a dos de los líderes en este campo: Todoist y Trello.

Aunque Todoist y Trello son excelentes para gestionar proyectos personales y de trabajo, las dos aplicaciones también varían en muchos aspectos. Cuando evalúes ambas aplicaciones, pregúntate cuál se adapta mejor a tu estilo de trabajo. ¿Qué aplicación te permite añadir nuevas tareas sobre la marcha? ¿Cuál te permite colaborar con otros de forma más eficaz? ¿Qué aplicación hace más fácil priorizar el trabajo importante?

En este artículo, vamos a explorar lo que diferencia a Todoist y a Trello para que puedas decidir qué aplicación te conviene más.

Todoist

Desde su lanzamiento en 2007, Todoist ha conseguido más de 25 millones de usuarios que confían en esta aplicación para organizar su trabajo y su vida. Para muchos usuarios, Todoist consigue un equilibrio perfecto entre potencia y simplicidad. No te abruma con demasiadas características complejas, pero también es lo suficientemente robusta para adaptarse a la mayoría de los flujos de trabajo de gestión de tareas.

Características y funcionalidades

La elegante interfaz consiste en listas anidadas con diferentes opciones de visualización. Las tareas se organizan en proyectos que pueden dividirse en subproyectos. Cada proyecto puede dividirse en secciones para que puedas agrupar tareas y subtareas similares en lugar de abordar una larga lista en su totalidad.

Los proyectos pueden verse como tableros o listas, mientras que las listas predeterminadas Hoy y Próximo te permiten centrarte en tus tareas más urgentes.

Todoist admite la mayoría de las características esenciales de todo gestor de tareas, como fechas de vencimiento recurrentes, niveles de prioridad, etiquetas y recordatorios. Lo que le hace destacar frente a sus competidores es que puedes añadir tareas de forma intuitiva gracias a su reconocimiento inteligente del lenguaje. Si escribes “Crear informe de estado mensual cada 4 viernes p1 @ventas” Todoist recogerá automáticamente la fecha de vencimiento, la prioridad y la etiqueta siempre que sigas la sintaxis adecuada. Además, Todoist también soporta recordatorios basados en la ubicación que se activan cada vez que entras o sales de un lugar determinado. Después de añadir una ubicación a tu tarea, te recordará, por ejemplo, comprar leche cuando entres en el supermercado.

Aparte de las opciones de visualización que hemos mencionado antes, Todoist también te permite ordenar rápidamente tus listas de tareas por fecha de vencimiento, prioridad y otras opciones. Si quieres llevar la búsqueda y el filtrado un paso más allá, puedes usar filtros para personalizar cómo quieres ver tus tareas combinando diferentes criterios como proyecto, etiqueta, fecha de vencimiento, fecha de creación y muchos más. A medida que tus listas de tareas se amplían, los filtros te ayudan a encontrar lo que necesitas rápidamente y a centrarte en las tareas más relevantes.

Colaboración

Todoist hace que sea relativamente fácil compartir proyectos con otros, ya sea que estés planeando un viaje con la familia o trabajando en una nueva campaña de marketing con tu equipo. Simplemente invítalos a un proyecto y podrás asignarles tareas individuales.

Todos los miembros del proyecto podrán añadir tareas, subir archivos y discutir los detalles mediante comentarios. Si quieres tener una visión general del progreso de tu equipo, el registro de actividades te permite filtrar las tareas por proyecto, por persona asignada o por tipo de evento.

Plataformas compatibles

Uno de los principales puntos de venta de Todoist es que puedes acceder a él en casi todas las plataformas que existen. Todoist está actualmente disponible en la web, macOS, Windows, iOS, Android, Apple Watch, Android Wear y varios navegadores web como Chrome, Edge y Safari.

Todoist sincroniza tus datos en tiempo real en todos tus dispositivos, lo que significa que todo el mundo en un proyecto compartido puede ver nuevas tareas y actualizaciones al instante.

La experiencia que obtienes de las aplicaciones móviles de Todoist es tan refinada como la de sus homólogas de escritorio y navegador – perfecta para cuando necesitas añadir nuevas tareas sobre la marcha.

Integraciones

Hay más de 60 integraciones que puedes explorar para conectar Todoist con las herramientas que utilizas para el seguimiento del tiempo, la comunicación, la gestión de archivos, la automatización y mucho más.

Si a menudo utilizas la bandeja de entrada de tu correo electrónico como una lista de tareas, es posible que quieras probar el complemento de Gmail para poder convertir fácilmente los correos electrónicos procesables en tareas en tu lista de tareas.

Aunque Todoist carece de una buena vista de calendario, funciona bastante bien con Google Calendar. Una vez que hayas conectado uno o más calendarios a tus proyectos de Todoist, cualquier cambio realizado en un lado se sincronizará instantáneamente en el otro.

Precios

Todoist ofrece tres planes para sus usuarios. El plan gratuito te limita a 80 proyectos activos y 5 personas por proyecto. También tendrás acceso a funciones básicas como fechas de vencimiento recurrentes, prioridades e integraciones.

El plan Premium (3 dólares al mes) permite hasta 300 proyectos y 25 personas por proyecto. El plan Business (5 dólares al mes) te da acceso a casi todas las mismas funciones de Premium con el añadido de una bandeja de entrada para el equipo, funciones de administrador y de miembro, y facturación del equipo.

Trello

Trello es un favorito de todos los tiempos entre gerentes, empleados, freelancers y casi cualquier persona que busque un sistema visual para mantener sus proyectos organizados. Con su facilidad de uso y su atractivo modelo freemium, no es de extrañar que haya acumulado una base de usuarios masiva de más de 50 millones de usuarios hasta la fecha. Desde fiestas de boda hasta lanzamientos de productos, individuos y equipos de todos los tamaños utilizan Trello para gestionar sus proyectos de principio a fin.

Características y funcionalidades

Trello se basa principalmente en el sistema de gestión de proyectos Kanban, que le ayuda a visualizar y seguir su trabajo a medida que pasa por las diferentes etapas de su flujo de trabajo.

En Trello, empiezas cada proyecto creando un tablero desde cero o seleccionando una de las diversas plantillas disponibles. Cada tablero se organiza en listas que puedes personalizar como quieras, siendo las más comunes To Do, Doing y Done.

Después de configurar tus listas, puedes empezar a añadir tareas en forma de tarjetas que puedes arrastrar de una lista a otra a medida que avanzas.

En el interior de la tarjeta, puede proporcionar una descripción detallada de lo que hay que hacer, una fecha de vencimiento, una foto de portada, recordatorios, etiquetas, personas asignadas y archivos adjuntos.

Si quieres dividir una tarea grande en pasos más pequeños, puedes crear una lista de verificación de elementos que es el equivalente a las subtareas en la mayoría de las aplicaciones de gestión de tareas. Cada tarjeta puede tener varias listas de comprobación y, a medida que vas tachando estos elementos, tu progreso se muestra en forma de porcentaje en la tarjeta para que puedas ver rápidamente cuánto trabajo queda de un vistazo.

En Trello, es fácil excederse y crear un tablero para casi cualquier cosa en tu vida. Cuando esto sucede, puedes confiar en los operadores de búsqueda de Trello para encontrar tarjetas específicas en todos tus tableros. Puedes encontrar tarjetas asignadas a un determinado miembro del equipo, tarjetas con una determinada etiqueta, tarjetas que contengan archivos adjuntos, tarjetas que venzan en el día, la semana o el mes, y muchas más. Incluso puede guardar las búsquedas para que le devuelvan los términos de búsqueda más utilizados.

Colaboración

Si bien Trello es excelente para gestionar proyectos personales, también cuenta con una gran cantidad de funciones que lo convierten en una eficaz herramienta de colaboración en equipo.

Con el potenciador de calendario, puede ver una visión general de la carga de trabajo de su equipo para cualquier mes. Todas las tarjetas que contengan fechas de vencimiento se mostrarán en una vista mensual. Esta vista de pájaro facilita la priorización del trabajo y la realización de ajustes arrastrando las tarjetas por el calendario. Esto es especialmente útil para los proyectos en los que el tiempo es importante, como la gestión de un calendario editorial o la planificación de una boda.

De forma similar a Todoist, puedes discutir los detalles de una tarjeta en particular a través de comentarios y, además, mencionar a los compañeros de equipo cuando lo necesites. Cada tarjeta contiene un feed de actividad en el que puedes controlar las actualizaciones. También tienes la opción de ver una tarjeta para recibir notificaciones sobre cualquier cambio realizado en ella.

Si su equipo se ocupa regularmente de procesos repetitivos, puede convertir cualquier tarjeta existente en una plantilla. Por ejemplo, puedes crear una plantilla para publicar una entrada de blog. De este modo, cada vez que tengas una nueva entrada en el blog, podrás crear rápidamente una nueva tarjeta basada en la plantilla que hayas creado.

En Trello, tienes opciones flexibles para invitar a miembros a tus tableros y cambiar los permisos. Incluso puedes hacer públicos tus tableros y hacerlos visibles para cualquier persona en Internet.

Plataformas compatibles

Durante mucho tiempo, Trello se basó principalmente en el navegador. Tras ser adquirida por Atlassian, lanzó sus aplicaciones de escritorio para Windows y Mac. Actualmente, Trello también está disponible en iOS, Android, Chrome, Edge, Fox y Safari.

Al igual que Todoist, puedes realizar la mayoría de las funciones básicas sin conexión. Todos tus cambios se sincronizarán en cuanto vuelvas a estar conectado.

Integraciones

Si bien Trello funciona con muchas integraciones de terceros, sus características más robustas son en su mayoría impulsadas por Power-ups. Se trata de complementos que alteran la interfaz de usuario y mejoran la funcionalidad nativa de Trello.

Butler es probablemente el potenciador de Trello más popular disponible y no es difícil ver por qué. Butler te permite crear reglas personalizadas, programar comandos y realizar automatizaciones dentro de tus tableros de Trello. Si quieres configurar una regla, sólo tienes que rellenar los campos necesarios para definir el evento que quieres que ocurra cada vez que se detecte un activador. Por ejemplo, si una tarjeta se mueve a una lista de Hecho, la fecha de vencimiento y la lista de comprobación se marcarán automáticamente como completas.

La función de votación es especialmente útil cuando se necesita recoger opiniones en un proyecto compartido. Tanto si estás planeando unas vacaciones con tus amigos como si estás gestionando peticiones de características de los usuarios, puedes identificar rápidamente qué tarjetas tienen más votos en tu tablero.

Hay muchos otros potenciadores de Trello que puedes encontrar para varios casos de uso, incluyendo análisis, desarrollo, operaciones, marketing, ventas y soporte, etc.

Precios

La estructura de precios de Trello tiene tres niveles diferentes. En el plan gratuito, puedes tener 10 tableros por equipo, tarjetas y listas ilimitadas, 1 potenciador por tablero, 50 comandos de mayordomo al mes, 10 MB por archivo adjunto y autenticación de dos factores.

¿Cuál es el veredicto?

Trello y Todoist tienen muchas funciones, son fáciles de usar y funcionan bien para las tareas personales y laborales, pero abordan necesidades ligeramente diferentes.

Todoist es la mejor opción para llevar un control de la productividad personal, es decir, de las tareas cotidianas que no requieren una gran colaboración. Es rápido e intuitivo incluso en pantallas pequeñas, haciendo que sea muy fácil añadir nuevas tareas donde quiera que estés. El reconocimiento inteligente de fechas, los recordatorios basados en la ubicación y la amplia gama de plataformas compatibles son algunas de las características más destacadas que le dan una clara ventaja sobre Trello. Sin embargo, si te tomas en serio tu sistema de gestión de tareas, necesitarás actualizarte a la versión Premium para sacar el máximo partido a la aplicación.

Trello es más adecuado para proyectos de alto nivel y a largo plazo, ya sean personales o colaborativos. Dado que se diseñó basándose en el método Kanban, se utiliza mejor en el navegador o en las aplicaciones de escritorio. Para la mayoría de los usuarios, la versión gratuita es lo suficientemente útil, ya que da acceso a la mayoría de las características esenciales en la gestión de proyectos. Cuando se trata de integraciones y complementos, Trello puede tener la ventaja sobre Todoist. Los complementos de Trello te permiten añadir funciones complementarias y conectar tus herramientas favoritas directamente en Trello, lo que permite un flujo de trabajo personalizado para ti y tu equipo.

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