Cómo usar Notion – La guía definitiva

Cómo usar Notion: Guía para principiantes

Notion es una herramienta que desafía la categorización convencional.

En lugar de ser una herramienta para este o aquel propósito, es una herramienta que puedes utilizar para casi cualquier cosa que tenga que ver con la manipulación de datos digitales. Puedes usarlo para escribir un simple documento de texto, crear grandes y complejas bases de conocimiento, tomar notas de una conferencia universitaria o construir Kanbans entrelazados para gestionar múltiples proyectos de ingeniería.

En este post, todo se aclarará sobre el funcionamiento de esta versátil herramienta: para las notas, la creación de documentos, el seguimiento de tareas y proyectos, y mucho más.

¿Qué es Notion?

Notion se describe como un “espacio de trabajo todo en uno”.

notion download page

Hay aplicaciones de escritorio para Mac y Windows, pero también puedes acceder y utilizar Notion a través de tu navegador.

Notion tiene cuatro tipos de afiliación:

notion pricing

Pagando mensualmente, el plan Personal cuesta 5 dólares, mientras que el plan Equipo cuesta 10 dólares.

Incluso el plan Team es significativamente más barato que el de muchos competidores -Trello cuesta 12,50 dólares al mes por puesto, con una versión gratuita restringida; G Suite cuesta 6 dólares al mes para el plan Basic; Evernote Premium cuesta 7,50 dólares al mes y más. Y lo que es más importante, Notion permite integrar casi todas las funciones de estas herramientas.

Es importante saber que Notion desafía la categorización tradicional. En lugar de ser un conjunto de herramientas, es en realidad un gran espacio digital infinitamente personalizable que cuenta con plantillas preparadas para facilitar la creación de documentos, la planificación del trabajo, el seguimiento y la gestión de proyectos, la creación de bases de conocimiento y la estructuración de notas y recortes.

No hay una demarcación realmente clara entre estas áreas de funcionalidad.

Por otro lado, esa gran flexibilidad hace que al principio sea menos intuitivo que otros paquetes de aplicaciones más estándar.

Al principio resulta confuso descubrir, por ejemplo, que Notion te permite crear una base de datos en medio de un documento. A diferencia de una hoja de cálculo, es una verdadera base de datos en la que cada celda es su propia página de Notion. Puedes poner lo que quieras en esas páginas, incluyendo herramientas de gestión de proyectos, calendarios, contenidos de todo tipo e incluso otras bases de datos.

Quizá lo mejor sea empezar por el principio.

Bloques, páginas y plantillas: La clave para entender Notion

Notion se basa en bloques. Un bloque puede ser un párrafo de texto o una imagen. También puede ser un calendario o un gráfico Kanban. Hay más de 50 tipos de bloques disponibles en Notion y se añaden más constantemente.

notion blocks

Lo importante de Notion es que toda su funcionalidad está disponible en cualquier lugar. ¿Quieres un gráfico Kanban? Es un bloque. Puedes colocarlo directamente en un documento. ¿Quieres un calendario? ¿Y una lista de tareas con casillas de verificación? ¿Quizás llamar a un miembro del equipo, hacer un comentario o construir una tabla? Sí, todo lo anterior. Pero apenas rozan la superficie de lo que Notion puede hacer.

En Notion, las páginas son como los documentos nuevos, excepto que pueden ser una instancia de lo que quieras.

Aquí, abro una nueva página y compruebo las plantillas que se ofrecen. ¿Qué tal un CRM?

notion crm example

Sólo tienes que abrirla en una nueva página dentro de Notion y utilizarla. Cada tarjeta puede contener cualquier cosa que Notion pueda hacer: audio y vídeo incrustados (para que pueda guardar llamadas de ventas completas), documentos y material de ventas, notas, imágenes…

O suponga que quiere crear una base de conocimientos:

notion knowledge base example

Abra la plantilla en Engineering in Notion y rellénela.

¿Cómo puede Notion hacer todo esto?

El agnosticismo funcional de Notion es una consecuencia de su creación como constructor de aplicaciones sin código. Una página en Notion es en realidad una aplicación web. Y los bloques son en realidad bloques de código listos para usar (¿no te gustan? También puedes poner tu propio código) que te permiten determinar la funcionalidad de esa aplicación.

La gente sigue utilizando Notion para esto. Hay un sitio web, Notion Pages, dedicado a ofrecer plantillas personalizadas de Notion para todo, desde diarios de viñetas hasta manuales de empleados y gestores de currículos.

Si miras a tu alrededor, encontrarás guías para hacer de todo, desde la documentación de la API hasta la creación de una página de inicio de Notion.

Y si todavía no encuentras lo que buscas, tanto Notion como la comunidad Notion en general estarán encantados de enseñarte a construirlo tú mismo.

Por ahora, vamos a centrarnos en el uso de Notion para sus funciones principales: Docs, Notas, Proyectos, Tareas y Wikis.

Una vez más: no se trata de cinco aplicaciones distintas. Son cinco formas diferentes de utilizar Notion.

Vamos a sumergirnos.

Cómo utilizar Notion para documentos

La página en blanco por defecto de Notion es fácil de usar para redactar documentos.

notion document creator

Una vez que hayas empezado una página de esta manera, puedes añadir imágenes, formatear el texto, añadir tablas y cambiar los bloques haciendo clic y arrastrando.

Añadir imágenes a su documento Notion

Las imágenes pueden añadirse a los documentos de Notion a través del menú de bloques. Abra un nuevo bloque, desplácese hasta Imágenes en la sección Medios del menú de bloques y selecciónelo:

adding images in notion

Puedes subir una imagen, incrustar una mediante un enlace o elegir una de Unsplash, un repositorio de imágenes gratuito, directamente desde el menú del bloque.

notion unsplash integration

Formatear el texto en el documento Notion

El formato de texto en los documentos de Notion también funciona desde el menú del bloque. Abre un nuevo bloque y, en la parte superior del menú, verás las opciones de cabecera:

notion text formatting

En el menú de bloques sólo tienes texto plano y de h1 a h3. Si quieres algo más, puedes utilizar los atajos de teclado estándar, hasta cierto punto. (Ctrl/Cmnd+I para la cursiva y Ctrl/Cmnd+B para la negrita funcionan, pero Ctrl/Cmnd+U para el subrayado no lo hace y tampoco los atajos estándar para el texto tachado, el superíndice y el subíndice).

Añadir tablas en su documento Notion

Las tablas pueden añadirse en Notion y luego rellenarse. O bien, puede soltar tablas de otros documentos de Notion en el que está trabajando.

Encontrará tablas en el menú de bloques:

creating tables in notion

A diferencia de las herramientas orientadas exclusivamente al texto, como Google Docs o Microsoft Word, las tablas de Notion vienen repletas de muchas funcionalidades. El inconveniente es que puede que no la quieras o necesites si realmente solo quieres presentar información básica al lector.

Aquí hay una tabla Notion ficticia, abierta con la configuración por defecto del menú de bloques:

notion table example

Esas cabeceras -Nombre, Etiquetas, Archivos- tienen sentido si quieres usar esto como índice de una base de datos. Pero si quieres comparar tres tipos diferentes de coches en función de la velocidad y el consumo de combustible, esto es mucho más potente de lo que necesitas. En realidad, sólo quieres cajas para poner el texto.

Cuando estés en esa posición podrás hacer clic en las cabeceras de las columnas y cambiar sus etiquetas. También tendrás un menú que te permitirá cambiar el tipo de información almacenada en esa columna.

adding files in notion

Configure todas sus columnas para Texto y podrá mostrar la información básica de la forma en que lo haría en Docs o Word.

Desplazamiento de bloques en el documento Notion

Cuando quieras mover el texto en tu documento de Docs o Word, copia o corta el texto que quieras mover y pégalo donde quieras.

Notion es más sencillo. Para mover un párrafo, sólo tienes que cogerlo por el “asa” -el cuadrado que hay junto al símbolo más en el lateral de cada bloque- y arrastrarlo y soltarlo.

notion drag and drop

Aquí puedes ver cómo arrastro un bloque por la página. La línea azul indica dónde aterrizará ese bloque si lo suelto, y el propio bloque sigue siendo visible, sólo que está en gris.

Comentarios, recordatorios y menciones

Notion te permite hacer comentarios sobre el texto y mencionar/señalar a otros usuarios. La pega es que no puedes llamar a usuarios que no sean de Notion, así que para sacarle el máximo partido todo el mundo necesita una cuenta.

Al mencionar a una persona, Notion le enviará la mención en su nombre, un proceso conocido de otras herramientas de creación de documentos en colaboración.

notion mentions

Los comentarios se encuentran, no en el menú estándar del bloque, sino haciendo clic en el propio bloque.

notion comments

También puedes establecer recordatorios, incluyendo horas y fechas. Notion te hará un ping en la aplicación de escritorio si está abierta, y también te enviará un correo electrónico, un mensaje de texto y una notificación push de escritorio si tienes esas opciones activadas.

notion scheduling

Cómo utilizar Notion Notes

Notion también puede utilizarse como aplicación para tomar notas. Hay una extensión para el navegador que se anuncia como Web Clipper, pero que en realidad es una ruta hacia todo el mundo de Notion.

Puedes conseguirlo para Chrome aquí, y para Firefox aquí.

Una vez instalado, Notion Web Clipper vive en la barra de marcadores de tu navegador. Ábrelo desde allí y guardará la página en la que te encuentres en tu espacio de trabajo de Notion. También te dará la posibilidad de abrir la página en Notion directamente desde la ventana de la extensión en tu navegador.

Cuando lo haces, puedes acceder inmediatamente a la versión guardada de la página en la que estabas, y Notion la convierte automáticamente en un documento Notion, en el que puedes añadir y editar texto y otros contenidos, mencionar a personas, establecer recordatorios, mover texto e imágenes, etc.

Pero también puedes utilizar Notion para tomar notas de clases, libros o reuniones. Estos apuntes pueden ser compartidos con otras personas, siempre y cuando tengan también cuentas de Notion. Las cuentas de Notion son gratuitas si tienes una dirección de correo electrónico académica (no tiene que ser una dirección .edu).

Así es como se hace.

Abra Notion e inicie una nueva página. En el menú de la página, vaya a “Plantillas” y abra el menú de Educación. Allí, encontrarás “Notas de clase” como plantilla. Selecciónala y esta página funcionará como un repositorio central para todos tus apuntes, o todos tus apuntes en una asignatura determinada.

notion class notes example

(También hay una plantilla de “Notas de reunión” en el espacio de trabajo de inicio del vendedor. De nada).

La plantilla viene con suficiente contenido para empezar a utilizarla, incluyendo materiales de apoyo ficticios y páginas de notas ficticias accesibles desde la plantilla.

notion dummy content

Hay una lista de comprobación que te permite controlar si has revisado cada página o no, y puedes añadir recordatorios, programación y listas de comprobación a las páginas de notas individuales o a la lista de notas maestra.

Haz clic en las notas ficticias sobre Kandinsky -tienes que pasar el ratón por encima del título hasta que aparezca la opción “abrir como página”, ya que al hacer clic en el título puedes cambiarlo pero no acceder a la página- y podrás ver un ejemplo de cómo utilizar Notion específicamente para organizar las notas.

notion table of contents

En la parte superior se encuentra el índice de la página actual. Debajo hay subtítulos. Aquí puede ver sencillos recordatorios de los aspectos básicos del tema. Más abajo hay una lista de enlaces a artículos de apoyo.

Si quieres organizar tus apuntes de otra manera -si estás estudiando una asignatura que requiere que tomes apuntes extensos y complejos, en lugar de estos simples recordatorios-, puedes utilizar listas alternas para organizarlos.

Obviamente, puedes hacer esto con bloques nuevos en una página en blanco si empiezas desde cero, pero yo estoy trabajando dentro de la página ficticia de Nociones, así que estoy usando la función “Convertir en” del menú de bloques para convertir estos subtítulos en listas alternas.

notion toggle lists

Una vez que haya convertido los encabezados en listas alternas, puede colocar el contenido debajo de ellos tomándolos por sus asas.

notion drag and drop

El resultado será algo así:

notion toggle list example

Más sencillo y claro. Cuando abro la palanca de artículos del New Yorker, esto es lo que obtengo:

notion toggle list example

También puedo ordenar esto. En cada caso, hay un título de artículo que también es un enlace al artículo de la revista, y una breve descripción. También puedo hacer que estas listas sean conmutables.

notion toggle list example

Los enlaces siguen funcionando bien, pero el contenido está más ordenado. Esta funcionalidad no está disponible en otras aplicaciones para tomar notas como OneNote o Evernote.

Si estás tomando apuntes y de repente te das cuenta de que no has entendido del todo la estructura de la conferencia o presentación, no es raro que tus apuntes carezcan también de estructura. O tal vez te encuentres con una asignatura en la que necesites un poco más de profundidad para comprenderla.

Cuando eso ocurra -cuando te des cuenta de que has escrito notas que en realidad pertenecen a otro lugar o son tangenciales a la idea principal del tema- puedes simplemente crear una nueva página en Notion, colocar esas notas en ella, e incluso enlazar con la página desde tu página principal de notas.

Por ejemplo, aquí he copiado la introducción de la página de Wikipedia sobre el grupo Blaue Reiter -Kandinsky era miembro, pero en realidad es un tema aparte.

notion text example

Así que no quiero dejar todo esto aquí. Lo que puedo hacer en su lugar es convertir el interruptor de palanca en una nueva página:

notion create page

Ahora puedo arrastrar y soltar todo ese texto en la nueva página, y dejar el enlace a la nueva página en mis notas o moverlo al menú de Espacios de trabajo, dependiendo de lo que tenga más sentido. De nuevo, esta agilidad no es una característica de ninguna otra aplicación para tomar notas del mercado. Es una de las claves por las que Notion supera al poderoso Evernote incluso en su terreno.

Cómo utilizar Notion Projects

Notion ofrece herramientas básicas de gestión de proyectos (calendarios, Kanban, listas de tareas y herramientas de colaboración). Puedes configurarlas como bloques dentro de una página existente o como páginas por derecho propio.

Además, puede modificar y anidar todos estos elementos. Si quiere crear un Kanban con cada tarjeta que tenga una lista de control y un calendario en su reverso, puede hacerlo. Si quiere una tabla que muestre diferentes elementos del proyecto, con cada celda conteniendo un calendario y un Kanban, puede hacerlo. Todo lo que tienes que hacer es seleccionarlos en el menú de bloques y luego arrastrarlos y soltarlos. Cada elemento de cada bloque es personalizable.

Sin embargo, no todo el mundo quiere pasar una eternidad familiarizándose con una nueva herramienta y personalizándola. Eso es un proyecto en sí mismo. ¿Y si lo que quieres es “plug and play”?

La buena noticia es que Notion viene equipado con varias opciones de gestión de proyectos como plantillas ya hechas dentro del menú de plantillas de Nueva Página.

La funcionalidad básica de Kanban ha sido modificada para crear un CRM personal, para los estudiantes, en el menú Educación:

notion personal crm template

Un calendario de contenidos para vendedores, en el menú de Marketing:

notion content calendar template

Y una herramienta de hoja de ruta en el menú de ingeniería:

notion roadmap template

También hay una opción de CRM de ventas sencilla, eficaz e infinitamente personalizable.

La mayoría de ellos utilizan la estructura más intuitiva y flexible de Kanban. Pero, ¿y si tienes un montón de ellas?

Aquí, he utilizado la página predeterminada de la Tabla para reunir los tres ejemplos anteriores en una tabla que puedo ver de un vistazo. He escrito los nombres de los distintos rastreadores que estoy utilizando, y luego los he arrastrado y soltado en las celdas de los nombres para convertirlos en enlaces que abran las páginas.

notion table example

Puedes “Añadir una vista” en la cabecera de la tabla. Esta función le permite nombrar el tipo de vista que está utilizando, así como seleccionar entre varios tipos de vista, incluyendo calendarios, listas y tableros Kanban.

Esto es útil si estás usando Notion para tareas o proyectos. Por ejemplo, aquí he creado una vista de tabla maestra, una vista de Kanban y una vista de calendario de la misma información. Puedo alternar entre ellas en el menú de la parte superior:

switching views in notion

Esto también es útil si estás haciendo un seguimiento de tus propias tareas.

Cómo utilizar Notion Tasks

Notion le ofrece potentes herramientas para realizar el seguimiento y la gestión de las tareas, como algo distinto de los proyectos o como parte de la gestión de uno o varios proyectos.

Por ejemplo, supongamos que quiero tomar una receta de tostadas francesas y convertirla en una lista de tareas.

Abro una nueva página y luego selecciono “Lista de tareas” en el menú del bloque:

notion to do list example

He copiado y pegado estas instrucciones. Notion convirtió automáticamente cada párrafo en un bloque; luego yo convertí cada bloque en una tarea.

notion to do list example

Simplemente puedes ir tachando las tareas a medida que avanzas en la lista.

notion to do list example

Si estás escribiendo tu propia lista de tareas, sólo tienes que pulsar “Volver” para crear una nueva lista de control. También puedes anidar listas de control. Sólo tienes que coger una nueva tarea por su asa y arrastrarla y soltarla en la lista en la que quieres anidarla.

notion nested to do list

Puedes hacer esto tantas veces como quieras.

notion nested to do lists

Además, existen plantillas de gestión de tareas ya hechas. Esta lista de tareas del menú de Ingeniería viene como una plantilla:

notion task list template

Puede integrar la gestión de tareas con la gestión de proyectos fácilmente, dando a otros usuarios o a usted mismo el control sobre listas de tareas específicas. Notion ofrece acceso individual y de grupo con permisos.

Cómo utilizar los wikis de Notion

Notion le permite crear páginas interactivas de base de conocimientos, o wikis. Varios usuarios pueden participar en su creación, y la capacidad de Notion de anidar páginas dentro de páginas significa que puede crear complejas herramientas de preguntas y respuestas y bases de conocimiento en las que los usuarios pueden gestionar sus propios recorridos.

Puede crearlos usted mismo desde el principio, o puede utilizar la plantilla disponible a través del menú Ingeniería:

notion wiki page example

Como siempre, si no ves las plantillas que quieres en el menú de plantillas básicas, hay una galería de plantillas completa y una comunidad dedicada a la creación de plantillas posventa. La galería de plantillas de Notion tiene opciones adicionales en la wiki:

notion wiki options

Pero vamos a utilizar el de Ingeniería.

Crear un wiki en Notion es idéntico a crear un cuerpo de documentos. Utiliza exactamente el mismo conjunto de herramientas, sólo que con un propósito diferente.

Consulta la sección “Primeros pasos” de la wiki de ingeniería:

notion wiki page example

Estas son exactamente las mismas instrucciones que hemos cubierto en las partes anteriores de este post. Eso es por una razón: Notion no es una aplicación para tomar notas, ni una aplicación de gestión de proyectos, ni una aplicación wiki. Es un conjunto completo de herramientas, y puedes elegir para qué las utilizas.

 

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