Cómo integrar Trello con Zoom

Cómo hacer más eficiente la comunicación a distancia con Trello y Zoom

Trabajo a distancia: te guste o no, lo estás haciendo. Por suerte, las herramientas pueden facilitar la experiencia. Pero si todavía te estás adaptando a una configuración en la oficina, puede que no estés sacando el máximo partido a tu software.

Aunque muchas herramientas (como Trello) están ayudando a los equipos remotos a funcionar en el día a día, podrías estar añadiendo complejidad a tu comunicación si no has desbloqueado todas sus capacidades. Zoom, por ejemplo, está ayudando a familias, amigos y equipos profesionales a mantenerse conectados, mientras que Trello ayuda a esas mismas personas a ser productivas. Los equipos de todo el mundo se están dando cuenta de que pueden utilizar las dos herramientas en conjunto.

A continuación, te explicamos cómo utilizar Trello y Zoom de forma conjunta y sin problemas con tu equipo remoto.

Consideraciones sobre la comunicación en equipos remotos

Uno de los problemas más comunes de los nuevos trabajadores a distancia es adaptarse a un estilo de comunicación diferente. Al igual que cuando trabajas en una oficina tienes que adaptar tu etiqueta de comunicación, también hay que tener en cuenta el trabajo a distancia.

long distance communication

Por ejemplo, hay que tener en cuenta el tipo de comunicación y asignarlo a la herramienta adecuada:

Comunicación rápida: Si tienes una pregunta poco complicada que requiere una respuesta breve, utiliza una herramienta de chat. Las herramientas de chat son estupendas para mantener conversaciones rápidas y aclarar dudas. También son ideales para las charlas sociales (más adelante se hablará de ello).

Actualizaciones de estado: Si necesitas una actualización del estado de una determinada tarea, ve a la tarjeta de Trello correspondiente y comunícalo allí para tener un registro que sea más fácil de consultar. La actividad de comentarios de Trello significa que cualquiera que necesite averiguar la información puede saltar fácilmente a la tarjeta pertinente, ver la pregunta y su respuesta.

Y esta es quizás la más importante:

Comunicación larga o delicada: Si tienes una pregunta matizada y complicada, o tal vez tengas que hablar de un tema delicado, sin duda: haz una videollamada. Aunque chatear puede ser más rápido, hay mucho tono y matiz que se pierde al escribir una respuesta.

La gente no siempre asume tu intención cuando no puede ver tu cara y leer tus señales faciales. Por eso es muy importante resolver la comunicación más complicada “cara a cara”.

Cómo utilizar Trello y Zoom para las actualizaciones y la vinculación

Un caso de uso popular de Trello es el tablero de reuniones de equipo.

remote team meetings board

En ella hay una lista para cada reunión semanal. Se copia una plantilla de lista para cada semana y se cambia el nombre de la lista por la fecha de la reunión.

Cuando llega la hora de la reunión y todos se han reunido en una videollamada de Zoom, el responsable de la reunión repasa las tarjetas de la lista de esa semana para su discusión.

  • Cualquiera puede añadir una tarjeta para debatir a lo largo de la semana, lo que supone un gran proceso asíncrono que no depende de que la gente intente recordar de qué quería hablar cuando llegue la hora de la reunión.
  • Utilice tarjetas recurrentes en su plantilla de listas para celebrar las victorias del equipo y discutir los contratiempos en un foro abierto.

 

Un flujo de trabajo popular de Zoom y Trello utiliza el tablero de reuniones de equipo anterior y lo lleva un paso más allá para crear momentos de unión de equipo. Se utiliza a menudo para reuniones más grandes, como los ayuntamientos de toda la empresa, y luego aprovecha la función de ruptura en Zoom.

Básicamente, toda la empresa se reúne una vez al mes para realizar anuncios y debates de alto nivel al estilo del ayuntamiento. Es un buen momento para entender en qué están trabajando otros equipos y para escuchar los objetivos más amplios de la empresa de boca de los directivos. Como todos los miembros de la empresa están obligados a asistir, también es un buen lugar para establecer vínculos a distancia.

Los últimos 15 minutos del ayuntamiento se reservan para las salas de descanso. El anfitrión de la reunión de Zoom tiene la posibilidad de dividir la reunión en grupos más pequeños. Los grupos se generan de forma aleatoria, por lo que es probable que acabes en un grupo de personas con las que no sueles colaborar. Los grupos utilizan esos 15 minutos para charlar sobre la vida, las aficiones, la familia o el mundo.

watercooler chat trello board

Una vez finalizada la reunión, haz una captura de pantalla de tu grupo y colócala en una tarjeta del tablón de anuncios del equipo, bajo la lista de la reunión de esa semana. Añade un comentario sobre lo que han discutido todos.

Este es un ejercicio divertido porque cualquiera de los miembros del tablero puede desplazarse por el feed de actividades del tablero de Trello para identificar intereses comunes. Por ejemplo, puedes ver que dos personas de un grupo diferente han viajado recientemente a un lugar donde tú estás planeando un viaje. Así que, ¡vaya! Hay un montón de recomendaciones para hacer turismo.

Consejos profesionales de etiqueta de Zoom

Si es la primera vez que interactúas con tus compañeros de equipo en Zoom, aquí tienes algunas buenas prácticas que te ayudarán a aclimatarte:

  • Hardware: Probablemente querrás usar auriculares. Es la mejor experiencia para el sonido y para el micrófono.
  • Discusión: Si puedes, mantén el vídeo y el micrófono encendidos en todo momento. Hace que la reunión sea más interactiva y más parecida a una reunión en persona. Puedes silenciar si hay ruido de fondo, que puede distraer a los demás. Las reuniones con el micrófono encendido funcionan mejor para reuniones de aproximadamente 40 personas o menos.
  • Conexión por teléfono: Es posible utilizar un teléfono para marcar el número de teléfono de la reunión, como si se tratara de una conferencia telefónica, pero es la experiencia de menor calidad y sólo debería utilizarse en caso de necesidad.
  • Conectividad: Si tu internet no funciona, intenta apagar el video. Eso puede ayudar a recuperar la latencia. Si no, utiliza tu ordenador y conéctate a tu conexión a Internet.
  • El chat: No todo el mundo se siente cómodo hablando en voz alta en una videollamada. La función de chat puede ser una buena manera de escribir un comentario o una pregunta. No se considera de mala educación escribir mientras alguien está hablando. Si alguien está presentando, es posible que quieras designar a una persona para que supervise el chat en busca de preguntas en nombre del presentador.
  • Cuentas: Una cuenta gratuita de Zoom ofrece miembros ilimitados en el Zoom, sin embargo hay un límite de tiempo de 40 minutos. Se hará una cuenta atrás de los últimos minutos para que recibas un aviso.

 

Sé un profesional en las llamadas de tu equipo a distancia

Esperamos que este curso intensivo de Zoom + Trello te ayude a navegar por los aspectos básicos para mejorar tu experiencia de trabajo a distancia.

Al principio, esta nueva forma de comunicarse puede parecer poco natural, pero con algo de práctica descubrirá que el trabajo a distancia puede resultar fluido, que siempre se mantendrá un registro de las conversaciones y las decisiones, y que puede resultar tan amistoso como una parada para charlar en la cocina de la oficina.

 

Leave a Comment